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【デジタル部室】Notionで「サークルの知見」を「データベース化」する
Created
2021/07/23
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Acappella
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目次
【はじめに】GhannaGhannaとは？【ガーナの問題点は？】1. 【知見の保持性】先人の資料が残っていない 2. 【知見の一元性】共有ツールが多すぎる3. 【知見の可視性】目に見えないものが多い【これらの問題をNotion運用で解決】○Notionとは？①ポータルで情報を俯瞰できる→【知見の一元化】の実現トップページ②無制限に保存できる【知見の保持化】スト動画③半永久的に保存できる→【知見の一元化】共有楽譜カレンダー④サークル員情報をデジタルで管理→【知見の可視化】サークル員データ⑤口伝いの知見を文字に【知見の可視化】ガーナで使うアプリ一覧Winter Liveとは？プロアカ一覧座談会資料4. Notion運用のこれから最後に触ってみてください！他大学アカペラーさんへ#Notion4Circle の活動を進めています。10月2日現在の導入サークル（3サークル）アカペラも頑張ってます
【はじめに】
youn9taka（やんぐたか）改め、神戸大学アカペラサークルGhannaGhanna4年目のたかやんと申します。やあ。
これまでガーナでは、六甲祭委員長、幹部・渉外長、WL委員に関しては2年生から関わらせてもらい、我ながらサークルのことについて、人一倍考えてきたと思っています。
さらに、3年目からコロナ禍で思うように活動できなくなり、より強い帰属意識を持ってサークルに向き合うようになりました。
そこでいくつかのサークル運営の問題点を見つけ、1人でNotionを触り、3ヶ月で導入までたどり着くことができました。
ガーナの現状を踏まえながら、どうNotionで解決していったのか
の流れでお話させてもらいます。
GhannaGhannaとは？
アカペラ界隈外の人向けに触れておきますと、GhannaGhanna（ガーナガーナ）は、僕の所属する神戸大学のアカペラサークルです。
ガーナは今年で24年目となり、コロナ禍でも230人を超える大規模サークルとなりました。
（新歓委員が超頑張ってくれたので、今年はオンラインながら新入生を95人くらい集めてくれました。みんなおつかれ😭 ）
ガーナでは、バンドごとの活動や、年に2回のサークルライブの委員、幹部を始めとしたサークル運営、イベントの企画など、色んなガーナ民が多岐にわたって取り組みをしています。
12月12日開催予定のWinterLiveに向けて、頑張ってます。
当日には配信も行う予定ですので是非に。
【ガーナの問題点は？】
まず、ガーナの問題点を3つ上げていきます。
ポイントは
- 知見の保持性
- 知見の一元性
- 知見の可視性
です。
みなさんのサークルとも照らし合わせて読んでいただければと思います。
1. 【知見の保持性】先人の資料が残っていない
僕は21期にあたる代で、18~20期の先輩方にたくさんの知見をご教授いただきました。
僕ら21期だけに限らず、ガーナはこれまで24年間、アカペラの技術やイベントの伝統、委員のスケジュール感など、先輩から見て聞いて学んだことが代々受け継がれ、洗練されてきたと思います。
そんな知見が、対面活動禁止によって失われつつあるという危機感を感じたとき、ふと思ったのです。
18期以前の足跡無くね？
18期以前にも絶対あったはずなんです。
機材マニュアルだったり、ライブ運営の議事録だったり、講座を開いたときのパワポだったり、企画譜が入ったGoogle Driveのリンクだったり。
それらはもう既に、僕らの手の届かないところに眠っており、足跡すら見ることが出来ないのです。
そして、僕らが後輩に受け継ぐ知見も同じように、いずれ「GhannaGhanna全体LINE 2021」のアルバムの奥底に眠り、トークに貼られたファイルは期限切れとなり、忘れ去られていくのです。
知見を、誰が・どこに・どうやって、受け継ぐのか？
という問題に直面するのです。
サークルは変わりゆくものですし、受け売りで動くほど愚かなものはないことは承知の上なのですが、先輩が作り上げてきたガーナの一部が思わぬ形で失われていくこの体制には、歯がゆいものを感じるのです。
2. 【知見の一元性】共有ツールが多すぎる
GhannaGhannaは、以下のようなシステムで情報を共有してました。
業務連絡：LINE（全体・回生別）（全体LINEは毎年度更新）
資料共有：LINEのノート・アルバム機能（全体mtの資料等）
カレンダー：LINEのノート機能（GoogleCalendarが普及しなかったため）
議事録共有：GoogleDrive（アカウントは各委員ごとに作成）
楽譜共有：OneDrive（アカウントをサークル内で共有）
音源共有：OneDrive（アカウントをサークル内で共有）
全体LINEは、年度毎に更新する必要があるため、資料やカレンダーが過去の全体LINEに散り散りになってしまう状態になっています。
さらに、GoogleDriveやOneDriveは容量に制限があるので、アカウントを数年に1回新規に作りなおし、増殖したアカウント情報を受け継いでいく必要があります。
②無制限に保存できる【知見の保持化】
Notionは、GoogleDriveをはじめとするクラウドストレージサービスと違い、容量に制限がありません。
無料プランでは、一度にアップロードできるファイルの大きさに制限があるものの、Personal Proプラン（月額$4~$5）では、どんな重いファイルでもアップロードできます。
さらにPersonal Proプランは、学割で無料になるのです。
これまで、楽譜や音源、イベントの動画などは、それぞれのGoogleアカウントに分散して共有してきましたが、容量が無制限ならば、すべてNotionの1つのワークスペースに詰め込んじゃうことができるのです。
もうこれで、新入生にたくさんのアプリをダウンロードさせ、無数のアカウントにログインさせる必要もありません。
強み②：容量が無制限。学割を使用して運用費ゼロ
スト動画
スマホ版スクショ
③半永久的に保存できる→【知見の一元化】
ゲスト機能を利用し、サークル員の閲覧権限を管理することで、1つの共有ワークスペースを何年も使い続けることが可能になります。
全体LINEが毎年変わろうとも、Notionに置かれた情報は失われることはないのです。
強み③：権限を管理し・1つのアカウントを継承できる
共有楽譜
編成・アレンジャー・タグ・プロアカから探せるBoard view を作っています。
Board viewの中はこんな感じ。
共有楽譜のデータベースをCreate linked Databaseして、Filter機能で「男3女1ベパ」のタグが付いたものを表示しています。
.msczや.midi、.pdfなどのファイルを置くことができます。
本文内に、動画の埋め込みやテキストを置くこともできるので、コピー元のライブ映像や先輩の演奏動画を置くことができます。
Table viewすると、こんな感じ。
OBを中心に楽譜を集め、300近い楽譜を1人でまとめました。
タグ付けは選択するだけ、ファイルもドラッグアンドドロップするだけなので、直感的に作業できます。カレンダー
スマホ版スクショ
Calendar viewでもBoard viewでも見ることができます。スマホ版スクショ
④サークル員情報をデジタルで管理→【知見の可視化】
サークル員情報もデータベース化。
パート・期生・学部・出身地を選択してもらい、それに応じたページに表示される仕組みです。
サークル員データ
パート・期生・学部・大学・出身地から絞れるBoard viewを用意しています。
パーカスを選択した人のみ、表示されるようにFilterをかけています。
スマホ版スクショ
⑤口伝いの知見を文字に【知見の可視化】
毎年、新歓期に恒例となっている
音取りには、このアプリ入れてね〜〜使い方は〜〜
「Winter Live」ってのは〜、夏と冬に2回ある大きなライブのうちの〜〜
という説明。
これらは、文書化して、誰もが見れる位置にずっとおいておけばいいんです。
先輩はこれを参考に説明する、後輩はいつでも見返せるというシステムが一番いいですよね。
さらにこれらの知見は、代々受け継ぐシステムがありません。
過去の全体LINEに期限切れのpdfファイル、pptxファイルとなって、忘れ去られるのがオチです。
Notionに置いておけば、誰かが消さない限り、永久に引き継がれていくのです。
これまでデータベースの機能ばかり使ってきましたが、Notionはメモアプリとしても使えるのをお忘れなく
ガーナで使うアプリ一覧
Winter Liveとは？
プロアカ一覧
座談会資料
スマホ版スクショ
アカペラも頑張ってます
Notionにのめり込んでいる大学4年目ですが、アカペラもヒイヒイ言いながら頑張ってます。
うちのバンドもどうぞどうぞご贔屓ください。
PANDEMIX / ペンタゴンズ（2018-2021・4年目同期）
ハモネプ2021夏、アカスピ関西最終・3年生/4年生全国
ハヰカラ使節団（2021・4年目同期）
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